مدونة مجنون كمبيوتر
مدونة مجنون كمبيوتر تقدم شروحات تقنية ومقالات متخصصة

10 نصائح في تنسيق ملفات Google Sheets ستجعل من ملفك القادم تحفةً فنية!

يحظى برنامج Google Sheets بشعبية متزايدة في الفترة الأخيرة، أبرز هذه الأسباب هي سهولة تنسيق ملفات Google Sheets وكونه بديلًا مجانيًّا عن Excel، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى هذا البرنامج عن طريق الويب باستخدام حساب جوجل الخاص بك. لكن، ما هي إمكانيات هذا البرنامج وكيف يمكنك إتقان تنسيق الملفات بواسطته؟ جمعنا لك 10 نصائح ستجعل من استخدامك لهذا البرنامج تجربة سلسلة وممتعة، هيا بنا لنستعرضها سويًّا!

1. اختيار الخط المناسب والواضح لجداولك

الخطوة الأولى غير مرتبطة ببرامج إنشاء الجداول بشكل مباشر، ولكن اختيار الخط المناسب يساعدك في تجنب الكثير من المشاكل مستقبلًا والناجمة عن سوء جودة الخط وعدم فهمه، بل الأسوأ قراءتها بشكل خاطئ! شخصيًّا أجد الخط Calibri بسيطًا وواضحًا (للغتين العربية والإنجليزية)، وهو متوافر في جميع الأجهزة بشكل افتراضي؛ يجده البعض لهذا السبب مملًّا، في هذه الحالة أنصح بخط Traditional Arabic للغة العربية.

لحسن الحظّ، عند تنسيق ملفات Google Sheets تتوافر إمكانية اختيار الخط الذي تريده أو تحميل خطوط إضافية بالنقر على “المزيد من الخطوط”، وسيتاح لك البحث وإضافة جميع الخطوط الموجودة في مكتبة Google Fonts.

اختيار الخط المناسب

2. توحيد محاذاة جميع الخلايا

لمحاذاة الخلايا دور كبير في جعل البيانات ضمن جدولك سهلة وسلسة القراءة، فمحاذاة الخلايا المختلف -وبالأخص إن كانت البيانات سلاسل نصية طويلة- مشتت للعين بشكل كبير. هناك بعض القواعد العامة التي يتبعها معظم من يعمل على جداول البيانات في محاذاة الخلايا، ألا وهي:

  • تُستخدم المحاذاة إلى اليمين (عند الكتابة باللغة العربية) للخلايا التي تحتوي على نصوص، مثل الأسماء أو العناوين أو غيرها.
  • تُستخدم المحاذاة إلى اليسار (عند الكتابة باللغة العربي) للخلايا التي تحتوي على أرقام، مثل النسب المئوية أو المبالغ المالية أو غيرها.
  • تتبع خلية الترويسة (عنوان العمود) لمحاذاة الخلايا أسفلها.

ضبط محاذاة الخلايا

يمكنك أيضًا تفعيل خاصية التفاف النص، لعرض محتوى الخلية بالكامل مهما كان طوله (إذ سيتم زيادة حجم الخلية تلقائيًّا ليناسب طول محتوى الخلية).

3. تجميد الأعمدة والصفوف

يواجه معظمنا مشكلةً في الجداول الكبيرة والطويلة، إذ بتمريرنا للأسفل نفقد خلايا الترويسة التي تدلّنا على نوع محتوى الخلية الموافقة لها، هل الرقم الذي تنظر إليه هو الخسائر أم الأرباح أم رواتب الموظفين؟ ستضطرّ للصعود إلى الأعلى مجددًا والنظر إلى عنوان العمود (أو الصف). لحسن الحظّ، هناك خيار في تنسيق ملفات Google Sheets الذي يسمح لنا بتجميد (تثبيت) الأعمدة والصفوف.

تجميد الأعمدة والصفوف

لتجميد العمود أو الصف يمكنك تحريك الخط الرمادي في زاوية صفحة الجدول وتحديد الأعمدة أو الصفوف التي تريد تجميدها، كما تستطيع التجميد بشكل يدوي عن طريق اتباع الخطوات:

  • حدّد الخلية التي تريد تجميد عمودها أو صفها بالنقر عليها.
  • اذهب إلى “عرض” ومن ثم “تجميد”.
  • تستطيع اختيار العمود الذي تريد تجميده أو الصف من الخيارات ضمن القائمة.

4. تظليل خلايا الجدول وتلوينها

تظليل وتلوين خلايا الجدول ليس لأغراض جمالية فقط، بل له أغراض عملية أيضًا. إذ إن الجداول ذات اللون الواحد صعبة القراءة وبالأخص إن احتوت على الكثير من الأعمدة (الخلايا الأفقية)، تظهر المشكلة بشكل أبرز عندما تطبع هذا الجدول. يأتي تظليل الحقول هنا كحلّ ممتاز إذ إن تظليل الصفوف المتوالية بلونين مختلفين (أبيض وفضي مثلًا) يحسن من سهولة قراءة البيانات بشكل ملحوظ. لتنسيق الخلايا إلى لونين بشكل سريع:

  • حدّد الخلايا التي تريد تلوينها.
  • اذهب إلى “التنسيق” ومن ثم “تبديل الألوان”.
  • اختر اللون الذي تفضله ودرجته

تبديل الألوان خلية جوجل شييت

ملاحظة: لن يتم تلوين الصف باللون الذي اخترته إلا بعد الكتابة ضمن الخلية.

5. ضبط حجم الخلايا

يقدم Google Sheets خلايا متساوية الحجم تساوي إلى 100×21 بيكسل بشكل تقليدي، وهذا الحجم كافي في معظم الأحيان، لكن في أحيانٍ أخرى يعني هذا أن جزءًا من النص لن يظهر بالكامل، يمكنك تغيير حجم الخلية يدويًّا بشكل فردي ولكن هذا سيتسبب في جعل الجدول غير متناسق (أو في حالة تفعيلك للالتفاف النصي).

ضبط حجم الخلية google sheet

يمكنك ضبط حجم جميع خلايا الجدول دفعة واحدة عبر النقر على المربع فضي اللون في زواية الجدول، أو استخدام الاختصار Ctrl + A، ومن ثم تعديل حجم الخلية عن طريق سحب وإفلات أي فاصل لصف أو عمود. كما يمكنك تحديد منطقة معيّنة لتغيير حجمها بدلًا عن الجدول كاملًا، والنقر المزدوج على أي فاصل ليتم إعادة ضبط حجمه حسب محتويات الخلايا التي يحتويها.

6. ضبط نوع البيانات في الخلايا

ضبط نوع بيانات الخلايا

يتوجب عليك ضبط نوع البيانات في الخلايا، حتى تستطيع استخدام ميزات Google Sheets الأخرى والمرتبطة بهذا النوع من البيانات بسهولة، قد يكون نوع البيانات نصًّا أو رقمًا، وهذا الرقم قد يشير إلى مقدار الميزانية (مقدار مالي) أو مقدار دقيق تريد أن تحتفظ بدقة فواصلة، أو رقم لتطبيقات علمية (كتابة بصيغة علمية). تستطيع ضبط نوع القيمة عن طريق تحديد الخلايا والذهاب إلى الشريط العلوي واختيار “مزيد من التنسيقات” ومن ثم تحديد نوع القيمة، كما يمكنك التحكم بدقة الرقم (مراتب الفاصلة العشرية)، أو تغيير العملة.

7. التنسيق الشرطي

التنسيق الشرطي جوجل sheet

نحتاج في بعض الأحيان لوسيلة تشدّ انتباهنا إلى القيم الشاذة والغريبة (قيم متدنية أو مرتفعة جدًا، سواءً بسبب خطأ في نقل البيانات أو خلل ما) في الجدول دون قراءة الجدول بشكل كامل. يوفّر لنا التنسيق الشرطي ذلك الخيار، إذ نستطيع أن نحدد عمودًا أو صفًّا من الخلايا، وأن نميّز القيم المرتفعة والمنخفضة باستخدام عدّة إعدادات تنسيق.

من الشريط العلوي -وبعد تحديد الخلايا التي تريد تنسيقها- اختر “تنسيق” ومن ثم “تنسيق شرطي”، يمكنك اختيار قاعدة التنسيق وهي الشروط التي سيتم تنسيق الخلايا المحدّد وفقها، تستطيع وضع قواعد مثل “القيمة تساوي إلى” أو “القيمة أكبر/أصغر من” أو “القيمة تبدأ بـ”، كما يمكنك استخدام عدّة ألوان لتنسيق الخلايا عن طريق الذهاب إلى تبويبة “تدرج الألوان” بدل “لون فردي” وستلاحظ أنك الآن تستطيع إضافة ثلاث شروط، شرط لكل لون.

8. إنشاء مخططات بيانية بسرعة

إدارج مخطط بياني Google Sheets

إن كنت تذهب إلى شريط الأدوات عادةً وتنقر على “إدراج” ومن ثم “رسم بياني” ومن ثم تضيف البيانات إلى الرسم البياني فأنت تنجز هذه المهمة بالطريقة البطيئة وهناك طريقة أسرع، وذلك عن طريق تحديد البيانات التي تريد تضمينها في الرسم البياني ومن ثم “إدراج” بعدها “رسم بياني”، بهذه الطريقة ستتم إضافة الرسم البياني بالبيانات التي حدّدتها وتتبقى عليك مهمة تنسيق المخطط البياني والتفاصيل البسيطة الأخرى. هذه الطريقة أسرع بمرات، أليس كذلك؟

9. إضافة مخطط مضيء Sparkline

تعرّف ويكيبديا المخطط المضيء بأنه “مخطط خطي صغير للغاية، يتم رسمه عادة دون محاور أو إحداثيات. يعرض الشكل العام للاختلاف في بعض القياسات، مثل درجة الحرارة أو سعر سوق الأوراق المالية، بطريقة بسيطة ومكثفة للغاية. تعد خطوط المؤشرات صغيرة بما يكفي لتضمينها في النص، أو قد يتم تجميع عدة خطوط مؤشرات معًا كعناصر متعددة صغيرة”، إن لم يكن هذا التعريف كافيًا لفهمك له، يمكنك إلقاء نظرة لتتّضح الصورة لك على الفور.

Sparkline

يمكّنك المخطط المضيء من تمثيل بعض البيانات التي تمثلها عادةً باستخدام المخططات البيانية، مع توفير المساحة، إذ يحتل المخطط المضيء خليّةً واحدة لعرض بياناته، وذلك عبر استخدام التابع SPARKLINE=. الشيء المفيد في تنسيق ملفات Google Sheets هو تنوع الطرق التي تستطيع فيها إنجاز مهمّة ما، إذ تستطيع تغيير نوع المخطط المضيء التقليدي إلى شريط أو أعمدة، كما تستطيع تغيير لونه بإضافة الحقل الإضافي {“color”, “red”} أو بتغيير اللون مباشرةً من الشريط العلوي بعد تحديد الخلية.

استخدام Sparkline

10. تعلّم استخدام الاختصارات

إن كنت تستخدم Google Sheets بشكل يومي في عملك لأي غرضٍ كان فهذا يعني أن عامل الوقت والسرعة في التنفيذ مهمان بالنسبة لك، وتعلم الاختصارات سيوفّر عليك الوقت ويزيد من إنتاجيّتك. لا نتكلم هنا على الاختصارات البسيطة مثل تحديد جميع الخلايا باستخدام Ctrl + A أو تحديد عدّة خلايا بالنقر عليها مع الضغط على Ctrl، بل نقصد الاختصارات الخاصة ببرنامج Google Sheets (وبرامج الجداول الأخرى مثل Excel).

اختصارات لوحة المفاتيح Google Sheets

على سبيل المثال، يمكنك استخدام الاختصار Ctrl + ; عند تحديد خلية ما لإدراج التاريخ الحالي، واستخدام Ctrl + Shift + R لمحاذاة الخلية إلى الجانب الأيمن أو Ctrl + Shift + L لمحاذاتها إلى الجانب الأيسر. يمكنك الاطّلاع على جميع الاختصارات الخاصة ببرنامج Google Sheets عن طريق الاختصار Ctrl + / وبالطبع نحن لا نقصد هنا مذاكرة الاختصارات وكأنك تحضّر لامتحانٍ ما! بل اقرأها قراءةً سريعة واستخدم في كل مرة اختصارًا أو اثنين بشكل متكرر حتى تتقنها.

ختامًا، تعدّ تنسيق ملفات Google Sheet مهمةً ممتعة ومرضية النتائج في النهاية، ولكنها تتطلب منك معرفةً ببعض الأساسيات والمبادئ بالإضافة لبعض التوابع الخاصة. بالطبع، هناك المزيد من الميزات والخصائص المتعلقة بهذا البرنامج، ولكننا اكتفينا بذكر النصائح الكافية في بداية طريقك.